El método GTD (Getting Things Done): Una forma de mejorar tu productividad

Getting Things Done (GTD) se puede traducir como «Resolviendo las cosas» o «Consiguiendo tener las cosas hechas».  Es una metodología para ayudarte a organizarte y gestionar tus tareas por hacer, que busca darte pautas para ser más eficiente en tu vida.

El autor del método GTD es David Allen, quien publicó en 2001 el libro Organízate con eficacia donde recoge sus enseñanzas.

 

En qué consiste el método GTD: Sus principios

El método trata de cómo debemos organizarnos para abordar de la mejor forma posible (eficaz y eficientemente) las tareas que tenemos pendientes por hacer. Para ello David nos da sus principios:

La idea principal consiste en que en vez de guardar de memoria en la cabeza la lista de tareas que tenemos pendientes, es mejor liberar nuestra mente, guardando estas tareas en otro lugar (por ejemplo, creando listas por escrito). De este modo, podremos dedicar nuestra mente por completo a concentrarnos en hacer las cosas que tenemos pendientes. Con esto conseguimos almacenar y hacer un seguimiento de las tareas pendientes de forma sencilla.

Esta forma de organizarnos nos permitirá abordar las tareas que tenemos por hacer una por una, sin olvidarnos de las cosas importantes y sin agobiarnos ni estresarnos, que es lo que nos hace bloquearnos en el día a día cuando las tareas por hacer se acumulan, haciéndonos sentir que no nos da tiempo a abarcarlo todo.

Esta metodología puede aplicarse tanto a nuestra vida laboral como a nuestra vida personal, y el concepto de «tareas por hacer» puede referirse a algo tan amplio como a las actividades propias del trabajo, como a tareas del hogar, familia, amigos, etc. (hacer documentos, entregar informes, mandar emails, hacer llamadas telefónicas, hacer recados, programar citas, hacer tareas domésticas, etc.).

 

Pasos para llevar a cabo el método GTD

Los pasos para aplicar GTD básicamente consisten en primeramente hacer una lista de tareas para luego procesarla, planificando cual es la mejor forma de ejecutar las tareas y posteriormente, con este trabajo de planificación realizado, poder dedicarnos a ejecutarlas una por una siguiendo la planificación inicial. Esta forma de funcionar es muy eficiente porque al haber planificado todo primeramente, posteriormente podemos centrarnos únicamente en hacer las cosas sin preocuparnos de lo demás, lo que nos permite enfocarnos más en la tarea en la que estamos realizando en cada momento, siendo más eficientes y sin tener estrés ni preocupaciones.

No podemos negar que esta forma de funcionar tiene ciertas similitudes con otras metodologías, como el ciclo PDCA, o con cualquier metodología de planificación. En general, podemos decir que en proyectos grandes, en tareas largas o en listas de cosas por hacer con muchos elementos, dedicar al inicio un tiempo a poner las cosas por escrito y pensar en cómo vamos a hacer las cosas (planificar) facilita mucho la ejecución posterior de dichas tareas.

Los pasos para aplicar el método GTD son los siguientes: Recopilar, Procesar, Organizar, Revisar y Hacer.

1. Recopilación de las tareas: El primer paso es recopilar las tareas por hacer o los elementos que queremos monitorizar. Se trata de agrupar en cubos las cosas que debemos recordar, realizar o mantener monitorizadas.

Con «cubos» nos referimos de forma genérica al lugar donde guardar esta información. Por ejemplo en una libreta de papel, agenda o documento de Word. Un sitio sencillo donde poder almacenar y posteriormente acceder a dichos datos.

Podemos hacer una agrupación, o cubo, para cada contexto (por ejemplo, tareas del trabajo, tareas del hogar…).

Con este primer paso liberamos a nuestra mente de tener que recordar todo el rato esta lista de cosas pendientes, para pasar a tenerlas escritas en el cubo, donde posteriormente podremos acceder a ellas y gestionarlas.

 

2. Procesar la información: El segundo paso consiste en procesar la información recopilada en el paso 1. Para ello tenemos que ir a cada cubo que hemos creado anteriormente, y analizar elemento por elemento (tarea por tarea), uno por uno.

Para cada elemento debemos preguntarnos si este requiere de una acción o no:

– Si el elemento (tarea) requiere una acción para ser realizado: Debemos diferenciar si esta acción la tenemos que hacer nosotros mismos (en este caso la archivaremos para realizarla posteriormente), o bien, si le corresponde hacerla a otras personas (en este caso delegaremos para que la realice quien corresponda).

Como caso particular de lo anterior, David pone una excepción: Aquellas tareas que se puedan realizar en menos de dos minutos. En este caso, hay que considerar si vale la pena archivarlas para realizarlas posteriormente, o si no sería más rápido hacerlas ya inmediatamente.

– Por contra, si el elemento (tarea) no requiere una acción para ser realizado: Debemos considerar si archivarlo para hacer un seguimiento posterior, o simplemente desecharlo (borrarlo).

 

3. Organizar los elementos en listas: El tercer paso consiste en organizar los elementos en estos grupos o listas sugeridas:

– Acciones por hacer próximamente: Para cada elemento, definir qué acciones implica hacer. En este grupo estarán las acciones pendientes de hacer con más inmediatez.

– Proyectos: David denomina proyectos a aquellos elementos que requieren múltiples acciones, o que consisten en tareas inconclusas o reiterativas, y que por lo tanto necesitan un seguimiento en el tiempo y una supervisión periódica.

– En espera: Aquí se incluye, por ejemplo, cuando dependemos de un evento o acción externa, o  hay una tarea que hemos delegado a otra persona. En este caso, debemos hacer un seguimiento a la espera de que estas acciones se realicen.

– Posibles cosas a futuro (quizá algún día): Cosas de poca prioridad que no tenemos pensado realizar próximamente, pero que tal vez en el futuro queramos realizar.

Las listas se pueden complementar con calendarios para las citas y reuniones fijadas para fechas y horas concretas.

A continuación puedes ver un diagrama de flujo simplificado de cómo usar GTD, obtenido de la Wikipedia:

4 y 5. Revisar y hacer: Una vez completados los pasos anteriores solo nos queda revisar periódicamente las listas de tareas para comprobar su estado y evolución, hacer las cosas que corresponda y mantener actualizadas las tareas y listas.  Deberíamos hacer esta revisión al menos una vez al día.

Autor: Stora.

El método Konmari para ordenar la casa

El método Konmari de la autora japonesa Marie Kondo ha obtenido fama mundial durante la última década y es uno de los métodos más usados y conocidos en el ámbito del orden y limpieza en el hogar.

Este se explica en su libro La magia del orden: herramientas para ordenar tu casa- ¡y tu vida!  En él, Marie se dedica a dar unos principios y pautas, casi filosóficas, para conseguir el orden de la casa (cajones, armarios, estanterías…), ayudándonos a discernir entre lo que guardar, lo que tirar, y cómo hacerlo, con el fin último de ser más felices.

Por lo tanto, el uso principal de este método es en nuestra vida doméstica, por ejemplo, para ayudarnos a guardar ropa, libros y documentos, colecciones, fotos, postales, cartas, juegos y otros objetos que ocupan espacio.

A grandes rasgos, el funcionamiento del método Konmari es el siguiente:

 

Preparación: Cuándo y dónde hacerlo

Para que el resultado sea exitoso, se recomienda que las tareas que se explican debajo se realicen en un lugar tranquilo, con poco ruido, preferiblemente a solas para poder tomar decisiones relajadamente, y a primera hora de la mañana.

 

1. Inventariar y clasificar por categorías

La organización se debe hacer por categorías y no por lugares. Por ejemplo, si empezamos por la categoría «ropa», debes primeramente localizar toda la que dispones en casa en los diferentes muebles de cada habitación. Tras ello, debes determinar qué vas a tirar y qué vas a guardar.

Una vez hayamos terminado con la ropa, podremos continuar por otras categorías de objetos.

 

2. Decidir qué guardar y qué tirar

Debes decidir qué cosas guardar y cuales tirar. A la hora de tomar esta decisión, se debe considerar no solo su necesidad y utilidad presente y futura, sino también qué recuerdos nos traen, y si guardarlas nos hace felices.

Hay que tirar las cosas que no vayan a ser útiles, que estén rotas, o que no aporten nada.

 

3. Colocar y guardar las cosas ordenadamente

Debes establecer en qué lugar vas a colocar cada cosa dentro de la casa, pensando en que posteriormente vaya a ser fácil de localizar y de mantener el orden a lo largo del tiempo.

El método Konmari se centra principalmente en la organización de la ropa, por ser típicamente algo que suele ocupar gran cantidad de espacio en las casas, no obstante, esta metodología se puede aplicar a muchas otras categorías de objetos.

Centrándonos en el caso de la ropa, se dan ciertas pautas para la ordenación, como colocar las prendas en los armarios, cajones y estanterías dobladas y situadas de forma que sean visibles a primera vista, lo que las hace más fáciles de localizar. También se debe considerar la cantidad de uso que les vas a dar a las prendas para colocar más accesibles las que más uso vayan a tener.

Tras la ropa, es el turno de libros, documentos, etc… Sobre esto, Marie vuelve a centrarse en quedarse solamente con lo necesario, tirando lo que no necesites.

Autor: Stora

Cómo saber elegir: The Iron Triangle

Pues así es, tanto en la empresa como en la vida debes siempre tomar la mejor decisión, y no es un trabajo nada fácil. En mi puesto de trabajo como gestor de proyectos me encuentro con la situación de tener que realizar tomas de decisiones rápidas, importantes y siempre difíciles.

Sobre cómo tomar decisiones, qué se debe tener en cuenta y cómo portar adelante un proyecto hablaremos hoy, e introduciremos el Iron Triangle para poder saber donde encontrar el equilibrio en los lanzamientos de productos y servicios teniendo claro cuál es nuestro objetivo final.

¿Alguien ha oído hablar de The Iron Triangle?

Lo podríamos reducir a un enfoque metodologico de gestion de proyectos donde nuestro objetivo es tener claro donde podemos poner energía y esfuerzo para poder avanzar en nuestros servicios o productos y poder lanzarlos sin miedo a fracasar.

Dentro de este triangulo nos encontramos con 3 vértices donde en cada uno de ello tenemos tres parámetros para medir nuestro grado de evolución del proyecto y hacia donde queremos dirigir nuestra estrategia.

En primer lugar tenemos los Costes, es decir, tenemos que plantearlo como un proyecto que nos va a generar muchos costes o pocos, tenemos que tener claro si queremos invertir una cantidad económica importante o por el contrario preferimos hacer algo mas reducido hablando en términos económicos. Con el coste tienes que tener en cuenta la cantidad de recursos de los que vas a poder disponer en la fase de definición y elaboración de tus servicio o producto.

Como segundo vértice, tenemos el Tiempo, entendemos el tiempo como el periodo necesario para llevar a cabo la ejecución del proyecto y poder lanzar nuestro servicio o producto, queremos que sea rapido o algo que vaya a ser algo más complejo y lo podamos dilatar en el tiempo. Muchas veces el tiempo juega un papel importante para poder testear nuestro servicio, realizar un boceto y lanzarlo a mercado sobre un pequeño grupo poblacional para entender si puede gustar o no y tener conocimiento de cómo podemos marcar pautas de pricing o marketing.

Dentro del Tiempo tienes que tener en cuenta una variable importante, y se trataría de la prioridad de tu proyecto, si es algo que tiene que ser lanzado en un tiempo reducido o con un calendario marcado o por el contrario es algo de lo que podemos dilatar en el tiempo porque no existe ninguna prioridad desde la organización.

Por ultimo pero no menos importante, nos encontramos con la Funcionalidad, y básicamente estaríamos hablando de que funcionalidades le vamos a incorporar a nuestro servicio o producto, que sea algo sencillo o complejo, ligado a esto las dos variables anteriores van a ser claves, si tenemos budget/presupuesto para poder incluir mas funcionalidades o tenemos que limitarlo y lanzarlo mas simple. De todas formas se habla mucho de metodologías Agile y de Mínimo Producto Viable, que juegan un rol clave para establecer un baremo de aceptación en el mercado de nuestros productos y servicios y luego los vamos evolucionando.

De hecho, dentro de una estrategia de Value for Money podemos incluir nuevas funcionalidades con un coste adicional y que el cliente o el mercado esté dispuesto a pagar un precio mas alto, lo que seria el willingness to pay por nuevas funcionalidades.

Como conclusión, podemos referirnos al Iron Triangle como el equilibrio de estas variables para alcanzar un servicio o producto con una calidad deseada por la organización y aceptada por el mercado.

Autor: Emilio

Cinco pasos que puedes tomar para construir las mejores estrategias de negocios y ejecutarlos con precisión

Estos son cinco pasos que puedes tomar para construir las mejores estrategias de negocios y ejecutarlos con precisión:

 

1. Desarrollar una visión real:

La misión y visión representan los principios de la empresa, ósea es su base teórica, lo que justifica su existencia y para qué ha sido creada. Es clave e importante desarrollar tanto la visión real y la misión porque estos marcarán la forma en cómo se deben cumplir las metas y además permite perfilar o conocer los objetivos de la empresa.

 

2. Definir la ventaja competitiva:

La ventaja competitiva es identificar cómo una empresa puede ofrecer un valor único a sus clientes y con astucia, estrategias, creatividad y autenticidad poder generar una brecha en el camino de la igualdad y tener posición relativamente superior en el mercado frente a los competidores.

  

 

3. Definir los objetivos:

Definir objetivos claros y específicos es fundamental porque solo así podremos generar el enfoque de crecimiento para nuestra empresa y además permitirá que conozcan los colabores cuáles son los resultados que se quiere alcanzar y a partir de ahí, hacia dónde queremos dirigir la organización a corto, mediano y largo plazo.

  

4. Centrarse en el crecimiento sistemático:

Aquí hay una filosofía: “Una empresa próspera es una empresa en crecimiento” y es que sólo a través del crecimiento que las empresas pueden permitirse invertir en infraestructura, equipamientos, entre otros, y continuar mejorando el servicio o producto que se brinda.

  

5. Tomar decisiones basadas en hechos:

 Para tomar decisiones es mejor basarse en la frialdad y objetividad de los datos más que en intuiciones, deseos y esperanzas, porque es vital para guiar ideas de negocios estratégicas que se alineen con las metas, los objetivos y las iniciativas de la organización.

Autor: MIGUEL ZURITA 

Negociaciones exitosas

Aunque la mayoría de nosotros no deja de pensar en ello, todos negociamos en nuestro camino en la vida. Tenemos desacuerdos que se resuelven, ya sea con la familia, los colegas, los empleadores, los socios comerciales, los proveedores y desconocidos.

A menudo llegamos a creer que la mayoría de las cosas de la vida o de los trabajos que hacemos no son negociables y rara vez buscamos palabras más beneficiosas sin intentarlo. Sin embargo, las negociaciones desempeñan un papel crucial en nuestras vidas para conseguir lo que queremos.

La negociación puede describirse como la relación entre dos o más personas con un tema en común, con la intención de acercar posturas y llegar a un acuerdo que favorezca a ambas partes. Es precisamente en el momento en que se mantienen las diferencias en las posiciones de ambas partes cuando se debe empezar a negociar.

Tanto en el ámbito personal como en el laboral, ser un negociador inteligente te ayudará a ti y al otro negociador a construir oportunidades. También hay que tener en cuenta que las personas sentadas al otro lado de la mesa también tienen el potencial de cambiar nuestra condición. Los diferentes elementos: actores, desacuerdo, acuerdo, intereses, poderes, pueden presentarse bajo diversas situaciones y escenarios y darse de formas distintas y combinarse según múltiples modalidades.

Si bien no existe una regla precisa para la negociación, hay ciertas variables y tipos que facilitarán el abordaje de cada una de ellas.

 

Factores de una negociación a tratar

Cuando negociamos nos sentimos más seguros con personas afines a nosotros en cuanto a edad, color, género, fe y situación económica para fomentar la confianza y la autenticidad.

Debemos tener en cuenta que la tendencia humana a estereotipar disminuirá el impacto que quiere tener en las negociaciones. Por eso es significativo el factor étnico, en el que influye previamente la creencia que cada grupo de personas tiene en relación con el otro (por ejemplo: norteamericano, asiático, europeo, latino). Una forma de negociación extranjera debe tener siempre en cuenta los aspectos protocolarios y de acción. Otro aspecto es el del género, que también crea dificultades para los negociadores del sexo opuesto. Puede hacer que la otra persona se sienta incómoda por su aspecto ofensivo y/o por su aspecto inadecuado, lo mejor es hablar con franqueza sobre estos supuestos sexuales y evitar los enfrentamientos.

 

Tipos de negociación

Negociación integradora

En esta estrategia integradora, los negociadores expresan sus deseos de beneficio compartido y alta cooperación. Está orientada a la obtención de resultados igualmente satisfactorios y a la consideración de ambas partes. Pretende dar prioridad a la coherencia de la relación entre las partes con vistas al futuro. Crea un entorno de confianza, reciprocidad y reputación compartida. La solución negociada garantiza una mayor estabilidad. Fomenta la innovación, la búsqueda de soluciones positivas y dinámicas y la movilización de nuevas ideas y acciones.

Negociación distributiva

Es aquella en la que los negociadores muestran una escasa cooperación y, en algunas situaciones extremas, esa cooperación no existe. Lo importante es más bien el beneficio personal, o sólo de la parte representada. En esta forma de negociación entran en juego las fuerzas de los amantes de las partes implicadas para desplazar el papel de los negociadores. Lo que gana una mano, lo pierde la otra.

 

El buen negociador:

• – Se conoce a sí mismo: describe las expectativas y lo que está dispuesto a dar o recibir.
• – Asegura un ambiente de aprecio en todas las negociaciones.
• – Conoce a su interlocutor: Examina los recursos, las intenciones y las circunstancias de las otras partes lo suficiente como para detectar sus ambiciones a largo, medio y corto plazo.
• – Nunca se toma como algo personal lo ocurrido en el transcurso de la negociación.
• – No ve a la contraparte como un oponente al que hay que conquistar a toda costa, sino como un aliado al que hay que ganar.

Soy Erick y me dedico a escribir de diferentes temas ya sea de negocios, salud, tecnología, etc.

Autor:  Ergonomic